Beim Packen tauchen sie in jedem Haushalt auf: Ordner mit alten Rechnungen, Lohnabrechnungen, Kontoauszügen und Verträgen, dazu ausgediente Laptops, USB-Sticks und alte Handys. Wer vor dem Umzug Akten entsorgen möchte, sollte dabei nicht einfach alles ins Altpapier geben. Persönliche Daten können missbraucht werden, wenn sie in falsche Hände geraten.
Zuerst klären, was weg darf
Bevor Sie etwas vernichten, prüfen Sie, ob Sie die Unterlagen noch brauchen. Für viele Dokumente gibt es Aufbewahrungspflichten oder zumindest gute Gründe, sie zu behalten:
- Steuererklärungen und dazugehörige Belege
- Verträge, die noch laufen, sowie Garantiescheine
- Unterlagen zu Vorsorge, Versicherungen und Liegenschaften
- Zeugnisse, Diplome und Arbeitsbestätigungen
- Bei Selbständigen alle Geschäftsunterlagen
Die genauen Fristen hängen von der Art des Dokuments ab. Sind Sie unsicher, fragen Sie Ihre Treuhänderin, Ihren Treuhänder oder die zuständige Stelle, bevor Sie etwas wegwerfen.
Unbedenkliches vom Vertraulichen trennen
Nicht jedes Blatt Papier ist heikel. Sortieren Sie in zwei Stapel:
- Unbedenklich: Werbung, allgemeine Prospekte, Zeitungen, Anleitungen ohne persönliche Angaben. Diese kommen direkt zum Altpapier.
- Vertraulich: alles mit Namen, Adresse, Geburtsdatum, Kontonummern, Versicherungsnummern, Unterschriften, Gesundheits- oder Lohnangaben. Diese Unterlagen werden vernichtet.
Entfernen Sie Plastikmäppchen, Ordnerbügel und grosse Klammern vorab. Ordnerrücken aus Karton mit Metallmechanik gehören nicht ins Altpapier, sondern werden je nach Gemeinde anders entsorgt.
Papier sicher vernichten
Für kleinere Mengen genügt ein Aktenvernichter für zu Hause. Achten Sie darauf, dass er das Papier in kleine Partikel und nicht nur in lange Streifen schneidet. Das geschredderte Papier können Sie anschliessend zum Altpapier geben, sofern Ihre Gemeinde das so vorsieht; teils wird empfohlen, Papierschnipsel in Säcke zu füllen.
Bei grösseren Mengen, etwa nach einer Wohnungsräumung oder bei Geschäftsakten, bieten spezialisierte Firmen eine Aktenvernichtung an. Dabei werden verschliessbare Behälter bereitgestellt oder die Akten abgeholt und vernichtet. Lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen.
Datenträger nicht vergessen
Auf alten Geräten befinden sich oft mehr persönliche Daten als in jedem Ordner. Bevor Sie Laptops, Festplatten, Handys, Tablets, Speicherkarten oder Drucker mit eingebautem Speicher weitergeben oder entsorgen:
- Sichern Sie die Daten, die Sie behalten möchten.
- Melden Sie sich von allen Konten ab und entfernen Sie die Verknüpfung zum Gerät.
- Setzen Sie Smartphones und Tablets auf die Werkseinstellungen zurück.
- Überschreiben Sie Festplatten mit geeigneter Software, statt Dateien nur zu löschen.
- Funktioniert ein Gerät nicht mehr, kann der Datenträger ausgebaut und mechanisch zerstört werden.
Die Geräte selbst geben Sie anschliessend wie andere Elektrogeräte im Handel oder bei einer Sammelstelle zurück.
Neue Adresse, neue Papierflut
Nutzen Sie den Umzug, um künftig weniger Papier anzusammeln. Stellen Sie bei Bank, Versicherung und Krankenkasse wo möglich auf elektronische Dokumente um, wenn Sie ohnehin Ihre neue Adresse melden. Die Adressänderungs-Checkliste zeigt Ihnen, wen Sie informieren sollten.
Lassen Sie vertrauliche Unterlagen während des Umzugs nicht offen herumstehen. Packen Sie Ordner, die Sie behalten, in verschlossene Kisten und transportieren Sie besonders sensible Dokumente selbst. Stapel, die noch vernichtet werden sollen, bewahren Sie bis dahin in einem geschlossenen Karton auf und stellen ihn nicht zu den Abfallsäcken vor die Türe. So vermeiden Sie Verwechslungen am hektischen Umzugstag.
Fazit
Akten und Datenträger sicher zu entsorgen heisst: prüfen, was aufbewahrt werden muss, Vertrauliches vernichten und Geräte vor der Rückgabe vollständig löschen. Für den Umzug selbst können Sie auf moving24.ch kostenlos und unverbindlich bis zu 5 Offerten von geprüften Firmen vergleichen.
Foto: Beau Claar, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons · Bildquelle
