Ob Ordner aus vergangenen Geschäftsjahren, Messematerial oder Ware für die Hochsaison: In vielen Büros und Ladenlokalen wird der Platz irgendwann knapp. Ein externer Lagerraum für die Firma schafft Luft, ohne dass Sie gleich grössere Geschäftsräume mieten müssen. Damit sich die Lösung im Alltag bewährt, lohnt sich etwas Planung.
Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl des Lagers achten, wie Sie Akten und Inventar sinnvoll organisieren und wie Sie Saisonware so lagern, dass sie rechtzeitig wieder verfügbar ist.
Welche Anforderungen hat Ihr Betrieb?
Ein Lager für Geschäftszwecke wird anders genutzt als ein privates Abteil. Klären Sie vor der Suche die wichtigsten Punkte:
- Zugangszeiten: Brauchen Mitarbeitende auch frühmorgens, abends oder am Wochenende Zugriff? Nicht jedes Lager ist rund um die Uhr zugänglich.
- Anlieferung: Kommen Paletten oder grössere Lieferungen an, sind Laderampe, Warenlift, breite Türen und genügend Platz für einen Lieferwagen wichtig.
- Häufigkeit: Holen Sie mehrmals pro Woche Material, zählt die Nähe zum Geschäft mehr als ein Standort weit ausserhalb.
- Mehrere Nutzer: Fragen Sie, ob zusätzliche Badges oder Schlüssel für das Team möglich sind und ob Zutritte protokolliert werden.
- Vertragsdauer: Für Firmen mit schwankendem Bedarf sind kurze Kündigungsfristen und die Möglichkeit, die Fläche zu wechseln, wertvoll.
Akten und Geschäftsunterlagen sicher archivieren
Geschäftsunterlagen müssen in der Schweiz während gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Welche Fristen für Ihre Dokumente gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Treuhand oder Buchhaltung. Für das Lager heisst das: Die Akten müssen über Jahre lesbar, vollständig und auffindbar bleiben.
- Verwenden Sie stabile Archivschachteln mit Deckel statt offener Ordner.
- Beschriften Sie jede Schachtel einheitlich mit Jahr, Abteilung, Inhalt und dem Datum, ab dem sie vernichtet werden darf.
- Lagern Sie Papier nie direkt am Boden oder an Aussenwänden, sondern auf Regalen mit etwas Abstand zur Wand.
- Vertrauliche Unterlagen wie Personaldossiers oder Kundendaten gehören in abschliessbare Schränke. So bleibt der Datenschutz auch dann gewahrt, wenn mehrere Personen Zugang zum Lager haben.
- Planen Sie einmal jährlich einen Termin, an dem abgelaufene Akten fachgerecht vernichtet werden. Das hält den Platzbedarf konstant.
Inventar und Material übersichtlich organisieren
Ein Firmenlager funktioniert nur, wenn alle Beteiligten finden, was sie suchen, auch wenn die Person, die eingeräumt hat, gerade in den Ferien ist.
- Zonen bilden: Teilen Sie den Raum in Bereiche ein, etwa Archiv, Büromaterial, Marketing und Ersatzteile.
- Regale nummerieren: Jedes Regal und jedes Tablar erhält eine Nummer. In einer einfachen Tabelle halten Sie fest, was wo liegt.
- Entnahmen erfassen: Legen Sie fest, wer Material holt und wie das dokumentiert wird. Eine Liste an der Tür oder ein geteiltes Dokument genügt oft.
- Häufig Gebrauchtes nach vorne: Was regelmässig benötigt wird, gehört in Griffhöhe nahe zum Eingang. Selten Gebrauchtes kommt nach hinten oder nach oben.
- Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie eine Person, die das Lager betreut und für Ordnung sorgt.
Saisonware geschickt einplanen
Viele Betriebe haben Spitzen im Jahresverlauf: Dekoration im Detailhandel vor den Festtagen, Gartenartikel im Frühling, Messestände im Herbst. Damit die Ware zur richtigen Zeit bereitsteht, helfen ein paar Grundsätze:
- Erstellen Sie einen Jahreskalender, wann welche Ware ins Geschäft muss und wann sie zurück ins Lager kommt.
- Prüfen Sie Ware beim Einlagern auf Schäden und Vollständigkeit. Defektes fällt sonst erst auf, wenn die Saison schon läuft.
- Lagern Sie Saisonware so, dass sie als Ganzes entnommen werden kann, zum Beispiel auf einer Palette oder in klar markierten Kisten pro Aktion.
- Beachten Sie, ob Produkte temperatur- oder feuchtigkeitsempfindlich sind, und erkundigen Sie sich beim Anbieter nach den Bedingungen im Raum.
Kosten im Griff behalten
Ein Lager lohnt sich vor allem dann, wenn die Fläche gut ausgenutzt wird. Nutzen Sie die Raumhöhe mit hohen Regalen, stapeln Sie gleich grosse Kisten und überprüfen Sie halbjährlich, ob noch alles eingelagert werden muss. Veraltete Werbemittel oder Ersatzteile für Geräte, die längst ersetzt sind, belegen sonst unnötig Platz und verursachen laufende Kosten.
Steht ein Umzug Ihrer Geschäftsräume an, ist das der ideale Moment, um auch das Lagerkonzept neu aufzusetzen. Auf moving24.ch erhalten Sie kostenlos und unverbindlich bis zu 5 Offerten geprüfter Partnerfirmen und können Offerten von geprüften Firmen vergleichen, damit Ihr Firmenumzug reibungslos verläuft.
Foto: Edna Winti, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons · Bildquelle
